Messaggi out of office in inglese

Email fuori ufficio

State andando in vacanza e dovete impostare un messaggio fuori ufficio? O forse vi state prendendo un giorno di riposo e non volete essere disturbati dal lavoro. In ogni caso, un buon modello di messaggio fuori ufficio vi aiuterà a portare a termine il lavoro.

Tali modelli sono solitamente semplici e facili da usare e consentono di personalizzare il messaggio come si desidera. Oggi vi mostreremo alcuni diversi modelli fuori ufficio che potrete utilizzare per le vostre risposte automatiche alle vacanze.

La maggior parte delle persone utilizza i modelli di risposta fuori sede quando è lontana dalla propria posta elettronica per un periodo prolungato, ad esempio per una vacanza o per un semplice giorno di riposo. Potete impostare una risposta automatica per comunicare agli utenti che non controllerete la vostra casella di posta e che tornerete presto. In questo modo, non si aspetteranno una risposta immediata da parte vostra e potrete godervi il vostro tempo libero senza preoccuparvi del lavoro.

Ma ci sono anche altre occasioni in cui è opportuno utilizzare un modello di risposta. Se sapete che sarete occupati e non potrete rispondere alle vostre e-mail con la solita frequenza, un messaggio fuori ufficio fa sapere che potreste non essere in grado di rispondere immediatamente. Potranno quindi decidere se aspettare una risposta o trovare un altro metodo per contattarvi.

Caro mittente, sono attualmente fuori ufficio e ho un accesso limitato alla mia posta elettronica.

Scrivere dei buoni messaggi fuori ufficio può essere un compito difficile. Si vuole dare a colleghi e clienti tutte le informazioni necessarie sulla propria assenza, trovando al contempo il giusto equilibrio tra cordialità e professionalità.

Un messaggio di assenza dall’ufficio (o messaggio OOO) è una risposta automatica via e-mail che spiega che sarete assenti dal lavoro per un periodo prolungato. Questi messaggi aiutano a garantire che l’azienda possa continuare a lavorare senza problemi durante la vostra assenza.

Se lavorate in un settore in cui i vostri colleghi si aspettano risposte immediate, può essere utile lasciare messaggi fuori ufficio ogni volta che vi allontanate dalla vostra scrivania, anche solo per una breve riunione o un appuntamento.

Se il vostro lavoro prevede tempi di risposta più lunghi, non è necessario scrivere messaggi fuori ufficio quando vi recate a un breve appuntamento, ma dovreste comunque utilizzarne uno ogni volta che andate in ferie, in malattia o in un’altra forma di assenza prolungata.

Se non siete in grado di gestire le attività lavorative durante la vostra assenza, è utile indicare chi vi sostituisce, nel caso in cui qualcuno abbia bisogno di assistenza immediata. Assicuratevi di includere il nome completo del vostro collega, la sua qualifica e le informazioni di contatto.

Modello di messaggio fuori ufficio

Tuttavia, siete sicuri che il vostro messaggio di risposta automatica fuori ufficio sia perfetto in inglese? Non volete che i vostri clienti e le vostre clienti inglesi siano scoraggiati da alcuni errori di vocabolario o di grammatica in questa parte essenziale della corrispondenza commerciale in inglese.

Se lavorate per un’azienda di piccole dimensioni, potreste essere liberi di creare il vostro messaggio fuori ufficio; ecco quindi alcuni suggerimenti ed esempi di diversi stili di messaggi di posta elettronica per quando siete lontani dal lavoro.

Questa è una risposta automatica che ho ricevuto da un mio amico che attualmente lavora in una grande azienda tedesca e che contiene la formulazione stabilita dal top management. Ci sono due frasi (la seconda e la terza) che suonano leggermente innaturali (per un madrelingua inglese) a causa dell’interferenza del tedesco.

Credo che ciò sia dovuto al fatto che le risposte Out of Office esistono ormai da molto tempo e tutti conoscono il messaggio che contengono. Quindi, se la frase è molto breve, non si spreca il prezioso tempo lavorativo di tutti.

Sono fuori ufficio

Se lavorate in un contesto internazionale, dovreste eventualmente preparare un messaggio fuori ufficio in inglese per notificare la vostra assenza e indicare al destinatario chi contattare in caso di necessità di una risposta immediata.

Se volete che il vostro messaggio sia formale, evitate di usare forme contratte come I’m e I’ll e un linguaggio informale o casuale. È anche una buona idea iniziare il messaggio con un’espressione di ringraziamento come:

Non menare il can per l’aia! È un’espressione che significa che dovete arrivare al punto. In altre parole, il messaggio deve essere diretto e breve. In questo modo il destinatario saprà subito che non siete disponibili e chi potrà contattare al vostro posto. Potete iniziare con un semplice saluto e poi passare al messaggio come negli esempi seguenti: